Pour ceux qui ne s’y sont jamais attardés, l’envoi ou la livraison de colis peut apparaître comme une opération facile. Pourtant, entre le choix du mode de transport ou du transporteur et les modalités à remplir selon les types et les quantités de marchandises, il n’est pas toujours simple de minimiser les coûts. Voici pour aider 5 choses à savoir sur l’envoi et la livraison de colis.
1. Le transport des colis
Le transport est le premier point sur lequel il faut s’attarder quand on désire expédier un colis. Les deux questions qui se posent sont les suivantes : quel est le mode de transport à employer et quel est le transporteur adéquat pour envoyer un colis ? On distingue 4 modes de transport en général : le relais, le relais express, le standard, l’express. Les relais sont des points de dépôt (généralement chez des commerçants). Les colis ne sont pas transportés directement du point d’envoi aux points de livraison.
En relais, les coûts de livraison sont moins élevés. Cependant, la livraison prend plus de temps. Le relais express comme son nom l’indique est une forme de relais en plus rapide. Le mode de transport standard est ce qui est habituellement connu de tous : sur quelques jours, un transporteur se charge de livrer le colis au domicile du client. Ce mode coûte plus cher que le relais express. Quant à l’express, il s'agit aussi d’une livraison standard plus rapide, qui bien sûr coûte plus cher que les autres modes.
Vous l’aurez compris, le choix entre les modes de livraison est subordonné à une analyse entre l’urgence et les coûts de livraison. Par contre, en ce qui concerne le choix du transporteur, plus de deux paramètres entrent en jeu. Il s’agit entre autres du tarif de transport, du délai de livraison, de la fiabilité et de l’assurance colis. L’assurance colis est une norme de sécurité supplémentaire pour le transport de colis entre particuliers comme pour les livraisons commerciales.
2. Les emballages
N’hésitez pas à réutiliser les emballages de livraison. C’est d’abord pour vous une solution idéale pour réduire les frais de livraison. Ensuite, c’est une façon de se montrer respectueux de l’environnement. La réutilisation des emballages suite au retour de colis est plutôt courante. Certains sites de commerce en ligne économisent de grandes sommes d’argent en réutilisant des emballages ou d'autres matières de protection. Si vous n’en avez pas, vous pouvez en demander à vos proches qui reçoivent des colis. Toutefois, il ne faut utiliser que les emballages qui sont encore en bon état. Vous serez considéré comme responsable si d’autres colis étaient abîmés par le vôtre lors du transport. Aussi, assurez-vous d’enlever les étiquettes de suivi du précédent transporteur. Faites attention lors du désemballage des colis pour ne pas détériorer les matériaux de protection et faites aussi correspondre l’emballage utilisé à la taille du nouveau colis.
3. Le volume des colis
Les frais d'envoi sur les colis volumineux sont plus élevés. Les transporteurs se basent souvent sur le poids et les dimensions du colis. Afin de baisser le prix de livraison, pensez à acheter des emballages faits expressément pour les colis volumineux. Vous pouvez passer ces achats chez plusieurs enseignes en ligne. Une autre option permet aussi d’augmenter le volume de votre colis en payant moins cher, lorsque vous êtes commerçant. Il s’agit d’opter pour une solution de mutualisation d’expédition. Mutualiser une expédition consiste à regrouper vos colis avec d'autres commerçants avant de les livrer. Vous pourrez alors négocier les frais de transport avec un ou plusieurs services de livraison. Cela dit, il faudrait trouver une personne ou une entité qui livre dans la même situation géographique que la vôtre.
4. Les livraisons internationales
Les colis à expédier hors de l'Union européenne sont soumis à des formalités douanières. Les conditions de douanes dépendent de la destination de vos colis. La plupart de ces formalités demandent généralement les documents tels qu’une facture pro forma pour les envois commerciaux, une facture commerciale (import/export), ou un formulaire de déclaration d’origine. Ces documents sont souvent apposés sur les colis. Il est donc conseillé de les rendre le plus visible possible afin d’éviter que les douaniers aient à ouvrir vos paquets. Ces derniers ne le feront pas forcément avec l'attention qu’il faut.
5. Les bordereaux d’expédition ?
Contrairement à ce que l'on peut penser, les erreurs de destination peuvent facilement subvenir. Afin de les minimiser, il est recommandé de faire très attention lors du remplissage des bordereaux d'expédition en prenant soin de vérifier l'adresse de destination et le numéro de colis. En plus de ces informations, cochez les options qui sont nécessaires pour la réussite de l'envoi (livraison de week-end, assurance complémentaire ou compte de remboursement). Les bordeaux se différencient selon les modes de livraison et les services de livraison. C'est aussi la preuve qu'un transporteur fait preuve de sérieux. Pour les envois de colis internationaux, les bordereaux d'expédition présentent une description de la marchandise et en mentionnent la valeur.