Votre décision est enfin prise ! Pour accompagner le développement de votre entreprise, vous avez fait le choix d'investir de nouveaux locaux. Ce changement, souvent important dans l'histoire d'une société, ne doit surtout pas être pris à la légère.
Définir un planning précis
Avant même de contacter un professionnel, la première des étapes de votre projet de déménagement d'une société doit être la définition d'un planning. Pour concevoir un tel document, il vous suffit de connaître la date réelle du déménagement et de dresser la liste de toutes les étapes à effectuer. Une fois ce travail réalisé, vous n'aurez plus qu'à planifier une date pour ces dernières en fonction du grand jour ! Prendre le temps d'établir un planning peut sans doute sembler inutile pour certains. Sachez tout de même que cela vous évitera bien souvent de terribles désillusions par la suite. N'oubliez pas non plus qu'agir dans la précipitation n'est jamais une bonne solution pour un déménagement réussi !
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Un inventaire indispensable
La deuxième étape du processus consiste à évaluer le volume à déménager. Bien estimer ce paramètre facilitera vos démarches par la suite pour trouver des déménageurs professionnels. Vous obtiendrez alors des devis plus précis avec des formules adaptées et vous disposerez également plus rapidement de tous les paramètres pour faire votre choix.
Commencez alors par effectuer un inventaire précis de tout ce que vous souhaitez emmener. N'oubliez rien pour éviter des majorations de facturation ! Prenez également le temps d'identifier toutes les "pièces" importantes. Bien sûr, vous ne manquerez pas non plus de vous rendre à vos nouveaux locaux. Cela vous permettra de vous assurer que vos meubles et votre parc informatique sont bien adaptés à la nouvelle configuration des lieux !
Gardez bien en tête, que déménager, représente également une formidable occasion d'archiver certains documents importants ou même de faire du tri. Sur le plan informatique, il est fortement recommandé de procéder à des sauvegardes de toute l'infrastructure afin d'éviter des problèmes techniques lors de l'investissement des nouveaux locaux par les collaborateurs.
Ne pas sous-estimer la partie administrative
Un déménagement d'entreprise aura également un lourd impact sur le plan administratif. Bien sûr, il vous faudra procéder à la rupture (sans oublier la réouverture à la nouvelle adresse bien entendu !) de tous les contrats qui vous lient à un fournisseur d'électricité, d'eau, de gaz, de téléphonie, d'internet, etc. Contactez ces divers organismes le plus tôt possible afin de bien respecter les délais imposés par ces derniers.
Vous n'omettrez pas non plus de mettre à jour tous les documents affichant les coordonnées de votre entreprise. Il s'agit par exemple des commandes clients, des devis, des factures ou encore des cartes de visite utilisées par le service commercial. Attention, ce travail est souvent fastidieux et mobilise de nombreux services de l'entreprise. Bien sûr, il aura également un coût certain sur le plan financier.
Communiquez auprès de vos clients et partenaires
Une fois la nouvelle adresse de votre société connue, vous ne manquerez pas de la communiquer à vos clients et partenaires. Il vous faudra y consacrer un budget important, notamment si votre société abrite également un point de vente. Il serait en effet terriblement pénalisant pour votre activité d’oublier d'avertir vos clients !
Informez également dès que possible vos différents fournisseurs. N'omettez personne, qu'il s'agisse du transporteur chargé d'enlever votre production, de l'entreprise intervenant sur le réseau électrique ou du prestataire chargé de ravitailler la machine à café. Pour être certain de tous les identifier, il suffit de vous rapprocher du service facturation de votre société.
Impliquez vos équipes !
Autant être clair ! Il est totalement utopique d'espérer réussir le développement de votre société sans impliquer, dès le début du processus, l'ensemble des collaborateurs concernés. Certains d'entre eux peuvent en effet ressentir de lourdes angoisses face à cette échéance. Cela nuira forcément à l'activité globale de la société.
La principale mission des responsables d'un tel projet doit donc être de lever tous les doutes. Pour cela, il ne faut pas hésiter à rencontrer chaque salarié et à recueillir ses attentes et ses craintes. Prenez également le temps de répondre à chaque interrogation. N'hésitez pas non plus à vous appuyer sur des relais au sein des équipes pour mieux diffuser les informations.